Börja med en återkommande rättning

Ett verksamhetsproblem behöver inte bli ett stort kartläggningsprogram. Välj en återkommande rättning som flera personer känner igen och som går att följa från början till slut.

Gör ett första försök tillsammans

1. Välj ett ärende. Ta en nyligen hanterad faktura eller annan rättning som återkommer. Skriv vilken uppgift som saknades och vilket arbete som fick vänta.
2. Samla underlagen. Ta med originalet, kompletteringarna och det som nästa person kunde se. Även mejl och lokala kalkylblad kan visa hur arbetet faktiskt gick till.
3. Samla dem som vet. Låt den som rättade underlaget och den som skapade eller lämnade det vidare gå igenom ärendet tillsammans. Ta in systemkunskap om informationsöverföringen behöver förklaras.
4. Följ vad som hände. Markera var information skapades, fördes vidare och kompletterades. Skilj det ni kan belägga från det ni ännu antar.

Jämför med en referens

Använd en sammanhängande referensbild för att orientera samtalet:

• Vilka steg känner vi igen?
• Vilka underlag använder vi?
• Var ser vår variant annorlunda ut?
• Vilka undantag är viktiga hos oss?

Referensen ska inte pressa verksamheten in i ett standardsvar. Skillnaderna är det ni behöver förstå. Om frågan fortfarande är för bred kan ni öppna ett avgränsat detaljexempel.

Avsluta med ett beslut, inte med mer dokumentation

Syftet är inte fler bilder utan ett tydligt nästa steg: förtydliga en informationsdefinition, ändra en överlämning, pröva en systemfunktion, justera ansvar eller samla mer fakta. Ett bra resultat kan också vara att en misstänkt orsak avfärdas.

Skriv ned fyra saker: observationen, belägget, frågan som återstår och vem som ansvarar för nästa steg. Bestäm också när ni följer upp. Ett konstaterat informationsglapp kan motivera en närmare undersökning; det är ännu inte ett beslut om att köpa en integration.

Se det ifyllda arbetsbladet i fakturaexemplet.

Ett möjligt första prov

Enterprise Blueprint låter er utforska översiktsmodeller på webben och jämföra dem med ert arbetssätt. Visa fakturans fyra steg för att se detaljexemplet Fastställa leverantörsskuld och jämföra med ert eget arbete.

Exemplet omfattar inte hela inköpsflödet, betalningen eller reglerad skuld. Det är en djupare vy av ett begränsat arbete.

Ni behöver inte kartlägga allt för att börja. Ni behöver ett problem som går att känna igen, ett exempel som går att undersöka och ett tydligt beslut om vad som händer sedan.