Ett återkommande manuellt moment lockar fram en naturlig fråga: kan vi automatisera det?
Ibland är svaret ja. Men om momentet kompenserar för ett oklart underlag kan en snabbare korrigering göra problemet svårare att se. En regel kan rätta formatet, fylla ett standardvärde eller flytta ett belopp. För att hantera avvikelser pålitligt behöver ni definiera vilka som är fel, vilka som är tillåtna undantag och vilka som kräver en bedömning.
Tänk ett hypotetiskt fall där ekonomi kompletterar saknade projektnummer på leverantörsfakturor. För vissa fakturor finns numret redan på beställningen. För andra behöver beställaren avgöra vilket projekt kostnaden hör till.
Att föra över ett befintligt projektnummer kan minska dubbelarbetet. Att fylla alla tomma fält med samma standardvärde kan däremot dölja att en fördelning ännu inte är avgjord. Innan ni beställer automation behöver ni skilja fallen åt och bestämma hur undantagen ska hanteras.
Ta ett moment ni vill automatisera och beskriv det utan systemnamn: Vad kommer in? Vad förväntas vara sant? Vilken kontroll utförs? Vad ändras? Vem ansvarar för resultatet?
Frågorna skiljer tre situationer åt:
De kan se lika manuella ut i en aktivitetslista men bör inte automatiseras på samma sätt.
Att fånga en avvikelse tidigare är bra om kontrollen hamnar hos den som har informationen och kan agera. Hamnar den hos någon utan sammanhang, eller i ett system som bara stoppar transaktionen, kan problemet ha bytt plats snarare än blivit löst.
Beskriv därför hela överlämningen: avsändare, mottagare, underlag, tidpunkt och accepterat resultat. Först då går det att avgöra om en kontroll bör tas bort, flyttas, förenklas eller behållas.
Be leverantören eller det interna teamet visa ett konkret scenario. Vilket underlag används? Vad händer när uppgifterna inte stämmer? Vad är konfigurerat, vad kräver integration och vad ligger fortfarande på en person?
Bra automation börjar inte med att det manuella momentet ser irriterande ut. Den börjar med att ni vet vilket problem momentet hanterar, vilken kontroll som fortfarande behövs och vilket resultat nästa steg måste kunna lita på.
Pröva resonemanget mot ett fakturaärende där mottagningsunderlaget saknas.