Två rapporter visar olika försäljning. Den ena kommer från CRM, den andra från affärssystemet. Vilken är rätt?
Frågan kan vara för tidigt ställd. Försäljning kan syfta på accepterade order, levererade varor eller fakturerade belopp. Båda rapporterna kan därför vara konsekventa och ändå ge olika svar.
Tänk ett hypotetiskt exempel: CRM visar 100 000 kronor i accepterat ordervärde. För samma order visar affärssystemet 60 000 kronor fakturerat. Resterande 40 000 kronor ska levereras senare. Beloppen är exklusive moms, utan returer eller rabatter i exemplet.
Skillnaden behöver alltså inte vara ett fel. Följ siffran bakåt innan ni bestämmer vad som ska rättas.
Skriv ned vad måttet betyder i beslutet där det används. Är försäljning ett kundlöfte, en order, en leverans eller en redovisad intäkt? Ingår returer, rabatter och kreditnotor? I exemplet jämför vi accepterat ordervärde med fakturerat belopp — två olika mått.
Koppla måttet till det som har hänt. En order accepterades ett datum, leveransen skedde ett annat och fakturan skapades senare. Använder rapporterna olika händelser kan skillnaden vara en tids- eller definitionsskillnad, inte ett datafel. Här har hela ordern accepterats, men bara en del levererats och fakturerats.
Vilket system eller underlag registrerar händelsen? Vem ansvarar för uppgiften? Dokumentera fältet, urvalet, beräkningen och när uppgiften hämtades. Kontrollera i exemplet att båda rapporterna avser samma order och jämförelsetidpunkt.
Följ hur informationen går vidare. En processbild visar vad nästa arbete behöver, men kopplar inte automatiskt era rapportfält till händelserna. Det gör ni med era egna källor.
Till sist: vilken kontroll gör siffran användbar för beslutet?
Det kan vara en avstämning, ett godkännande eller ett krav på komplett underlag. Ange vem som utför kontrollen och vad som händer när den inte passerar.
Den här kedjan kan sammanfattas:
Begrepp → händelse → källa → överlämning → kontroll
Kedjan hjälper er avgöra om rapporterna faktiskt motsäger varandra. Kanske behöver data rättas, måttet få ett tydligare namn eller beslutet använda två olika mått.
Målet är inte att tvinga fram en enda siffra. Målet är att veta vilken siffra frågan behöver och kunna förklara varför.